ETKİLİ TAKIM ÇALIŞMASI

Toplam Kalite Yönetimi Semineri

Vergi Dairesi Başkanlığı

Çalışma Gruplarının Başarı İlkeleri

1. ÇALIŞMA GRUBUNUN AMAÇLARININ AÇIK OLMASI
2. GELİŞME PLANININ MEVCUT OLMASI
3.GRUP İÇERİSİNDE GÖREVLERİN AÇIK BİR ŞEKİLDE BELİRLENMİŞ OLMASI
4. AÇIK İLETİŞİM
5. GRUP ÜYELERİNDEN AZAMİ FAYDA SAĞLANMASI
6. İYİ TANIMLANMIŞ KARAR VERME SÜRECİ
7. DENGELİ KATILIM
8. KURALLARIN (NORMLARIN) OLUŞTURULMASI
9. GRUP SÜRECİNİN İŞLEYİŞİNDEN HABERDAR OLMA
10. BİLİMSEL YAKLAŞIMIN KULLANILMASI

İdeal Bir Takımın Nitelikleri

• GÜVEN
• DESTEK
• İLETİŞİM
• TAKIMIN HEDEFLERİ
• ÇATIŞMALARIN ÇÖZÜMLENMESİ
• ÜYELERİN KULLANILMASI
• KONTROL
• ÇALIŞMA ORTAMI

Takımınızı Anlayın...

• Takımının yenmek istediği biri varsa, bu kimdir?
• Takımım başka takımlarla rekabet halinde mi?
• Bu rakipler kurumun içindemi yoksa dışında mı?
• Rekabetin yararları neler?
• Dezavantajlar neler?
• Takımımın uygun olmayan bir biçimde rekabet etme riski var mı?

Takımınızı Anlayın - II

• Takımım için diğer takımlarla rekabet ve – kazanmak mı yoksa işbirliği yapmak mı daha önemli?
• Takım içinde roller açıkça tanımlanmış mı?

• Takımımın hedefleri ne ölçüde iki yada daha çok takım üyesinin yakın çalışmasına bağlı?
• Önceden kestirilebilir ve düzenli olarak, ne ölçüde etkileşim, bilgi alışverişi ve ortak çalışma yapılıyor. Eğer bunlar tesadüfi ise takımım yine de başarılı olabilir mi?

Takımınızı Anlayın - III

• Takım üyelerinin her biri herhangi bir rolü yerine getirebilir mi, yoksa çok sayıda “uzman” rolü mü var?
• Takım üyelerinin rollerini değiş tokuş ettiklerini gözünüzde canlandırabiliyor musunuz?

Takımım Ne Kadar Yakın bir Aile?

• Takım içinde bağlılık ne kadar önemli?
  Sadakatin dezavantajları neler?
• Takımın büyüklüğü ve takım üyeliği sabit mi?
• İnsanlar ne ölçüde birden fazla takıma üye olma ihtiyacı duyuyorlar?
• Yarım zamanlı katılan üyelerin oranı nedir?
• Bu yarım zamanlı katılan üyelerin katkıları nasıl olacaktır?

Takımım Ne Kadar Yakın bir Aile? - II

• ”Misafir” ya da “ziyaretçi”kabul etmenin herhangi bir yararı var mı?
• Takım içinde olup bitenleri dışarıdakilerin bilmesi durumunda herhangi bir risk ortaya çıkar mı? Yapılan etkinlik “gizlilik” gerektiriyor mu?
• Üyeler başka takımların etkinliklerine katılmaya çoktan hazırlar mı, yoksa henüz hazır değiller mi?

Takımım Ne Kadar Yakın bir Aile? - III

• İnsanlar ne kadar süre üyeliklerini sürdürecek gibi görünüyorlar?
• Kişilerin aynı takımda uzun süre kalmalarının avantajları neler?
• Peki dezavantajları neler?

Başarılı bir Takım Oluşturma Basamakları

• TAKIMIN OLUŞTURULMASI
• ÜYELERİN BİRBİRİNE ALIŞMASI
• ÜYELERİN GÜÇ KAZANMASI
• UYGULAMALARIN BAŞLAMASI
• SİNERJİ

İnsanların İstedikleri...

• Karar vermede ve Hareket etmede serbest olmak.
• Değer kazanmak, kıymet verilmek.
• Anlaşılmak.
• İyi bilgilendirilmek.
• Övülmek, takdir edilmek.
• Yetenekli Olmak.

İnsanların İstedikleri - II

• Katılımcı olmak.
• Kendini güvende hissetmek.
• Tarafsız davranılması.
• İlgi çekici işler yapmak.

İnsanların İstemedikleri...

• Kontrol altında tutulmak, Koyu bir disipline hedef olarak Emir almak.
• Yok farz edilmek, değer verilmemek.
• Yanlış anlaşılmak.
• Bilgisiz kalmak.
• Azarlanmak, tenkit edilmek.

İnsanların İstemedikleri - II

• Yetersiz olarak görülmek.
• Takım dışında Bırakılmak.
• Kendini güvenli Hissetmemek.
• Taraflı davranılmak.
• Sıkıcı işler yapmak.

Takım Oluşturma Stratejileri - I

• Takım üyelerini tanı.
• Takımın hedeflerini tanımla.
• Üyelerin rollerini belirle.
• Standartları (normlar) koy.
• Bir çalışma planı hazırla.

Takım Oluşturma Stratejileri - II

• Üyeleri soru sormaya teşvik et.
• Rahatsız edici durumlara ortak ol.
• Herkesin katılımını destekle.
• Başarılı sonuçları ödüllendir.
• Takımın başarılı çalışmasını sağla.

Takımda Engeller...

• KÜÇÜK OYNAMAK
• BOŞLUĞUNA VURMAK
• DEDİKODU YAPMAK
• VURUP KAÇMAK
• İNAT
• ELEŞTİRİYE KAPALI OLMAK
• YALNIZ BIRAKMAK
• SUÇLAMAK

Takımın Baş Belaları - I

• Takımın misyonunu konusunda fikir birliğine varamıyorsunuz.
• Takımımızın toplantıları aşırı resmi ve sert geçmektedir.
• Toplantılara geri görüşlü fikirler hakimdir.
• Toplantılar çok kalabalıktır ve sonuç elde edilememektedir.

Takımın Baş Belaları - II

• Çok konuşma, fakat az iletişim ve icraat vardır
• Toplantıdaki uyuşmazlıklar toplantının dışına da taşınmıştır. Özel anlaşmazlıklar toplantıdan sonra da devam etmektedir.
• Bütün kararlar yalnızca lider tarafından alınmaktadır
• Takım üyelerinin kendi rollerinin ne olduğu veya yapacağı işler konusunda şüpheleri vardır.

Takımın Baş Belaları - III

• Takım dışındaki önemli ve kilit personelle işbirliği yapılamamaktadır.
• Takım ile bütün problemleri takım lideri çözmekte ve bütün ihtiyaçları takım lideri karşılamaktadır. Takım üyeleri, takımın hiçbir problemi ile uğraşmamaktadır.
• Takım, programlandığı şekilde çalışmamakta ve proseslerini gerçekleştirememektedir.

Takımdaki Sorunları Teşhis - I

• Bu takım neden kuruldu?
• Neler yapıyor?
• Baştan sona kadar amaç nedir?
• Kritik başarı faktörleri nelerdir?
• Öncelikleri nelerdir?
• Takımın bilgilenmesini etkileyecek dışsal bilgiler nelerdir?
• Takım çalışmasının sonucu olarak değişmesi gerekenler nelerdir?

Takımdaki Sorunları Teşhis - II

• Takımın ulaşabileceği en iyi nokta nedir?
• Takım başarısız olursa ortaya çıkabilecek sonuçlar nelerdir?
• Bu takım kuruma nasıl katkıda buluna bilir?
• Bu takım kurumun başarısızlığına nasıl katkıda bulunabilir?
• Baştan itibaren takımın hedefleri dışında
  yaptıklarına ilişkin neler söyleyebilirsiniz?
• Bunları söylemenizin sebebi nedir?

Takımdaki Sorunları Teşhis - III

• Geliştirilmesi gereken yönler nelerdir?
• Takım hedeflerine zamanında ulaşabilecek mi?
• Hangi hedefe ulaşma ihtimali en fazla? Neden?
• Başarısızlık ihtimali hangi hedefte daha fazla ? Neden?
• Baştan düşünülen hedeflerden daha fazlasına ulaşma ihtimali var mı? Nasıl? Neden?

Takımdaki Sorunları Teşhis - IV

• Takımın gelecekte başarışız olması durumunda neler olabilir?
• Takımın gelecekteki başarısını tehdit edecek yada etkileyecek dışsal koşullar neler olabilir?
• Takım bu tür güçlüklerin üstesinden gelip başarılı olabilir mi? Neden?
• Takımın başarısından tamamen emin değilseniz, değiştirmeniz gereken bir şey varsa nedir?

Duygularla İlgili Sorular - I

• Bu takımda çalışmaktan memnun musunuz?
• Takımda hoşlandığınız şeyler nelerdir?
• Takımda hoşlanmadığınız şeyler nelerdir?
• Daha fazla memnun olmanız için değişmesi gereken şeyler nelerdir?
• Hangi durumda en fazla kızar ya da üzülürsünüz?
• Hangi durumlarda en fazla memnun ve mutlu olursunuz?

Duygularla İlgili Sorular - II

• Çalışmalar boyunca takımla ilgili duygularınızda bir değişme oldu mu? Nasıl?
• Bu takımı bırakmayı düşünüyor musunuz? Neden?
• Birlikte çalışmaktan özellikle hoşlandığınız bir takım üyesi var mı? Neden?
• Birlikte çalışmaktan özellikle hoşlanmadığınız bir takım üyesi var mı? Neden?

Duygularla İlgili Sorular - III

• Bu takımın üyesi olmayı değerli buluyor musunuz? Neden?

• Bu takımda işle ilgili olarak sizi üzen herhangi bir şey var mı? Neden?

Takım Dinamikleri - I

Zayıf Takım Oluşturma Kapasitesi

• Liderlik yeteneklerinden yoksundur.
• Tutarsızlık.
• Takım karşıtı felsefeye sahiptir.
• Uygun olmayan üyeleri seçer.
• Takımdaki diğer kişilere bağlılığı yoktur.

Takım Dinamikleri - II

• Olumlu ortam yaratmada başarısızdır.
• Başarıya ilgisizdir.
• Kurumsal rol hakkında net değildir.
• Etkili çalışma yöntemleri yoktur.
• Rolleri tanımlamada zorluk çeker.
• Eleştiri ve tenkitleri birleştirir.
• Bireysel gelişimi göz ardı eder.

Takım Dinamikleri - III

• Yaratıcı potansiyele zorla boyun eğdirir.
• Zayıf takım içi ilişkilere hoşgörü gösterir.
• Çelişkiyi yıkıcı olarak kullanır.
• Risk almayı teşvik etmez.
• Kişisel tepki yollarını tıkar.
• Zamanı kötü kullanır.
• Düşük standartlara izin verir.

Takım Dinamikleri - IV

Güçlü Takım Oluşturma Kapasitesi

• Güçlü liderlik yeteneklerine sahiptir.
• Tutarlıdır.
• Takım felsefesini destekler.
• Uygun üyeleri seçer.
• Takımdaki diğer kişilere bağlılığı vardır.
• Olumlu ortam yaratır.

Takım Dinamikleri - V

• Başarıya motive edilmiştir.
• Kurumsal rolü açıkça tanımlar.
• Etkili çalışma yöntemleri kullanır.
• Bireysel rolleri tanımlar.
• Kişisel eleştirisiz tenkit yapar.
• Bireysel gelişimi destekler.
• Yaratıcı potansiyeli cesaretlendirir.

Takım Dinamikleri - VI

• Sağlıklı takım içi ilişkiler geliştirir.
• Çelişkiyi yapıcı yönde kullanır.
• Risk almayı teşvik eder.
• Tepki almayı ister.
• Zamanı iyi kullanır.
• Yüksek standartlar koyar.

Takımlar için Yapılması Gerekenler - I

• Takımlara açıkça tanımlanmış hedefler vermelidir.
• Takımlardan ne beklendiğine ilişkin tutarlı mesajlar vermelidir.
• Bireysel performans kadar takım performansını da ödüllendirecek bir sistem uygulamalıdır.
• Takımlara iyi yaptığı şeylerle ilgili geri bildirim vermelidir-zamanında, dürüst ve olumlu bir biçimde.

Takımlar için Yapılması Gerekenler - II

• Bir takımın çevresindeki insanları harekete geçirmeden önce bunun etkilerini hesaba katması gerekir.
• En deneyimli takımın yönetim kurulu yada yöneticiler gibi iyi bir takım çalışması örneği oluşturması sağlanmalıdır.
• Takımlara hedeflerine varmak için talep ettikleri makul kaynakları sağlamalıdır.
• Takım liderini desteklemelidir.
• İyileştirme tepeden başlamalıdır.
• İyileştirmenin ne olduğunu bilmeyen üst yönetim aşağıyı etkileyemez.

İletişim ve İşbirliğinin Faydaları...

• Verimi artırır.
• Problemlerin çözümünü kolaylaştırır.
• Şikayetleri azaltır.
• İyileştirmeye yönelik fikirleri artırır.
• İşyerindeki ilişkileri iyileştirir.
• Çalışanların kişisel tatminini artırır.

Sıklık Açısından Yaşanan Problemler - I

• Kalite …...........................................................%33
• Maliyet…........................................................%20
• Verimlilik….................................................%11
• Alt yapı.............................................................%9
• Kontrol….......................................................... %8

Sıklık Açısından Yaşanan Problemler - II

• Etüt …...........................................................%7
• Güvenlik…................................................%5
• Anlayış.......................................................%4
• Zaman…........................................................%1
• Diğer…......................................................... %2

Yaratıcılık - I

• Takım ve bireyler için gerçekçi ulaşılabilir hedefler koyulabilir. Bu hedeflere ulaşırken kendilerini geliştirebilirler.
• Çalışanlar ve işverenler, takımın başarısı için birbirlerine destek olurlar
• Takım üyeleri birbirlerinin önceliklerine saygı duyar ve güçlük çıktığında el birliği ile çözümlemeye çalışırlar.
• İletişim açıktır. Yeni fikirlerin ifade edilmesi, daha gelişmiş çalışma metotlarının uygulanması, problemlerin ve kaygıların açıkça ve etraflıca ortaya konulması teşvik edilir.

Yaratıcılık - II

• Takımın sahip olduğu uzmanlık sayesinde problemlerin çözümünde daha fazla etkinlik sağlanır.
• Performans geri bildirimi daha anlamlıdır. Çünkü takım üyeleri kendilerinden beklenenin ne olduğunu anlarlar ve performanslarının bu beklentiler karşısındaki konumunu izleyebilirler.
• İhtilaf, doğal bir insani reaksiyon ve yeni fikirler için fırsat olarak değerlendirilir. Açık tartışmalar yoluyla fazla tahrip edici olamadan çözülür.

Yaratıcılık - III

• Takım üyelerinin bireysel ihtiyaçlarının tatmini ile grup üretkenliği arasındaki denge sağlanır.
• Takımın ve bireylerin performansı takdir edilir.